25.01.2023
Электронная подпись в 2023 году: ответы на вопросы
В конце декабря 2022 года был принят Федеральный закон № 536-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». В числе прочего он продлил срок действия электронных подписей, выпущенных в коммерческих удостоверяющих центрах.
Подписи будут действительны до 31 августа 2023 года или до момента, когда срок действия закончится, но не позднее указанной даты. А с 1 сентября 2023 года сотрудники организации и другие доверенные лица юрлица и ИП должны будут использовать электронную подпись физлица и МЧД.
Главное изменение в 2023 году
Индивидуальные предприниматели и руководители организаций используют в своей работе усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Она равнозначна своему рукописному аналогу и имеет юридическую значимость. В настоящее время работать можно с УКЭП, которые были выданы удостоверяющим центром налоговой службы или коммерческими УЦ.
С 1 января 2022 года изменились правила выдачи электронных подписей. Руководители юрлица или ИП получают УКЭП только в удостоверяющих ФНС и её доверенных лиц. Коммерческие удостоверяющие центры выпускают квалифицированные электронные подписи только для физических лиц и работников организаций. С 1 сентября 2023 года подписи юрлица или ИП, выданные в коммерческих УЦ, прекращают своё действие и работать с ними будет запрещено. Также с этой даты, работники юридического лица и представители ИП должны будут использовать УКЭП физлица и машиночитаемую доверенность.
Можно ли выпустить электронную подпись по доверенности в ФНС
Получить сертификат квалифицированной электронной подписи в ФНС по доверенности нельзя. Даже если доверенность будет заверена нотариусом, заявление на выпуск подписи не примут, а УКЭП не выдадут другому человеку. Выпустить электронную подпись в налоговой можно только лично.
Предприниматель или директор должны лично явиться в налоговую с документами и
сертифицированным носителем - токеном (обычная "флешка" не подойдет.
Токен можно приобрести у нас), заполнить заявление и получить УКЭП.
Заранее записываться на определённые дату и время не требуется. Обслуживание клиентов ведётся в порядке живой очереди. Время посещения осуществляется согласно графику выбранного отделения ФНС.
Могут ли ИП работать с УКЭП физлица
Индивидуальные предприниматели в 2023 году смогут работать без УКЭП налоговой, а использовать электронные подписи физлица, выпущенные в аккредитованных удостоверяющих центрах. Законодательством пока не предусмотрен запрет на использование таких подписей. Так как работать с подписью физлица индивидуальным предпринимателям могут запретить, лучше сделать УКЭП ФНС заранее и пользоваться ей.
У индивидуального предпринимателя и физического лица одинаковые реквизиты, которые записывают в сведения о владельце электронной подписи. Единственное отличие, у ИП вносятся данные о ЕГРИП.
Также ИП может использовать подпись физического лица (*) при продаже алкогольной продукции на нескольких точках. Для работы с ЕГАИС необходима УКЭП, содержащая в себе индивидуальный налоговый номер (ИНН) налогоплательщика. Для всех торговых точек ИП может иметь только одну подпись из налоговой. А для связи с ЕГАИС — неограниченное количество электронных подписей физлица, так как ИНН во всех подписях будут совпадать.
* УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для физлиц и работников ЮЛ
Машиночитаемые доверенности
МЧД — это файл в формате XML, он содержит всю необходимую информацию о доверителя и уполномоченном лице. Является полным аналогом бумажной доверенности.
В этом году работа с машиночитаемой доверенностью (МЧД) добровольная. С 1 сентября 2023 года использование МЧД станет обязательно. Она наделяет полномочиями доверенных лиц, которые действуют от имени индивидуального предпринимателя или директора организации. Такими лицами могут быть бухгалтер, ответственный сотрудник или наёмный работник.
Можно ли копировать подписи для сотрудников
Техническая возможность копирования электронной подписи ФНС на другие устройства отсутствует. Такие электронные подписи делают неэкспортируемыми. Копировать закрытый ключ на компьютер или другой носитель не получится.
Передавать свою электронную подпись другим лицам не следует. Отдавая личную УКЭП своему сотруднику, директор или ИП должны понимать риски, связанные с мошенническими действиями. Электронная подпись отвечает за конфиденциальность данных, которые часто касаются бизнеса, личной информации или денежных средств. Попадание таких сведений в руки злоумышленников влечёт за собой серьёзные последствия. Ответственность при этом несёт владелец подписи.
Если государственное ведомство обнаружит, что личную УКЭП директора или ИП использует другое лицо, то сочтёт данные действия за компрометацию. В этом случае электронную подпись аннулируют, согласно ч.6 и 6.1 ст.14 63-ФЗ. Документы, заверенные этой подписью, могут признать недействительными, и организация получит штраф за не вовремя сданную отчётность. Поэтому лучше сделать для своего доверенного лица УКЭП физлица и машиночитаемую доверенность, чтобы избежать проблем в 2023 году.
